商丘税务纳税服务中心员工费用报销流程和账务处理大全

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（正文约3000字，正常阅读7分钟左右） #

费用是否应计入差旅费或商务招待费？ 会计的6大误区，小编带你一探究竟！

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都是差旅费，但是报销类别不同~ #

（供图：商丘市税务服务中心）

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全面的报销流程和会计处理

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1、员工费用报销有哪些规定？

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1、任何类型的采购和支出，包括购买物品和设备、差旅费、车费、社交费用等，必须按照《预算和费用审查权限》的规定，经负责人书面批准后方可进行。事件发生。

2、报销人必须取得完整、真实、合法的原始凭证（发票上的公司名称必须正确），报销人必须将其整齐地粘贴在A4纸大小的不干胶存款单上。 相似的属性必须粘合在一起。 《申请表》和《费用及差旅费报销申请表》根据原始凭证的交易时间详细填写，并编号以供参考。 付款一般通过支票、转账或汇款至员工账户的方式进行。 经授权人员审核并经财务部审核批准后方可付款。 #

3、报销以“周”为单位，并附有相关凭证。 几周的凭证不能粘在一起，否则财务部将扣回订单。 当月发生的费用应尽可能在当月报销，最晚不得晚于发生当月的次月。 逾期须经总经理书面批准，否则财务部不予报销。 #

4、签字规定： #

① 所有员工在凭证上签字，表明完全同意凭证所载事项和金额，并已履行如实申报或认真审核的责任。 #

② 所有签名均应注明日期。 如果没有附上日期，当发生争议时，未签署日期的员工将承担最不利的结果。 #

五、财务审核结果如下：

① 退回报销单（注明退回原因）。

② 剔除部分不合格、不合理、不完整的金额（并注明剔除理由）后付款。

③要求报销人员提供补充说明或必要的文件。

④ 支付货款（汇款）。

6.员工报销每周汇出一次，每月最后一个周五不汇出。

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7. 每周给员工报销后差旅费的会计分录，将差额清单通过电子邮件发送给部门主管和秘书或助理。 员工如有疑问，可向部门秘书或助理询问。 #

8、报销流程前，如所有文件不齐全，必须先办妥手续后，才能进入报销流程。 #

2. 报销差旅费的具体程序

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1.提供合法票据。 索取住宿票时，应要求对方完整填写备注，内容包括：单位名称（姓名）、日期、住宿天数、单价、金额、填票人。 #

2、填写《员工出差五定审批表》。 内容包括：姓名、目的地及交通方式、出差任务、出差时间、领导批准等。 #

3. 出席会议者须附有领导签名的会议通知。

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4. 填写差旅费报销表。 需填写的信息包括：姓名、出差日期、出差天数、出差原因、起止地点、起止日期、车费、船费、住宿费等。 #

5、报统计部门审核。 如果审核正确，则提交财务审核。 然后负责人将审核无误的《差旅报销单》提交公司领导签字批准。

6、如公司出差补贴实行包干制，必须提供住宿发票和餐费发票，否则计入个人工资收入。 #

7、所附文件需经负责人、会计部门、财务部门审核签字，负责人签字。

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8. 提交财务报表。 #

三、住宿费报销具体流程

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1、商务旅客住宿费用按限额凭证报销，报销按实际住宿天数计算。

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2、商务旅客入住接待单位或亲友住宿的，住宿费用不予报销。

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三、商务旅客住宿费用报销标准原则上按规定标准执行。 如有媒体采访、会见当地政府官员、名人等特殊业务情况，或影响公司整体形象的，经分管领导同意，可实际报销。 #

4、住宿费用标准一般指一间房/天。 若同性别两人同时出差，则按一间房的标准付费。 如果副总以上出差，可以单独入住。

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四、伙食补贴报销具体程序

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1、中午12点前出城，可获得全天补贴； #

2、中午12点后出城，可获得半天补贴； #

3、中午12点前到达本市，可获得半天补贴； #

4、中午12点后返城，可获得全天补贴。

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5、交通费报销具体程序 #

1. 如果您乘坐卧铺（在巴士上过夜超过 6 小时或晚上 8 点至次日早上 7 点之间连续行驶超过 12 小时）但不乘坐卧铺，则快车票价为 50 元%。 其他火车票价的60%将得到补贴。 原则上不退还机票预订费和退票费。 特殊情况，须书面报告并经分管领导批准后方可报销。 #

2、自备车辆的，取消交通补贴。 （出租车服务必须经主管批准）。

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3、商务旅客原则上不得乘坐出租车，但有下列情况的除外： #

1）出差目的地偏远，无公共交通；

2）携带大量金钱或者必须妥善保管的重要文件； #

3) 收发的货物重量大、运输困难或时效性强；

4）陪同重要客人外出；

5）不方便办理特殊业务或夜间工作的。 #

上述情况，须经部门负责人批准后方可报销。

4、出差人员一律选择最方便、最快的路线乘车或乘船。 出差期间，经领导批准，如因非工作原因回家探亲、办事、参观、游览，任何额外费用由个人自行承担。 在此期间，出勤将计入事假。 遇有特殊情况，如无法购买春运机票等，须经主管批准后方可报销。 #

六、通讯费报销具体流程 #

除学习、驻厂人员以外的出差人员，每日给予10元通讯费补贴。 特殊情况须经主管批准。

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七、其他费用报销的具体程序

1、出差期间因业务需要使用招待费，须先征得分管领导同意，经分管领导批准并签字后，财务部方可审核报销。

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2、商务旅客应保留完整的车（船）票时间、车次、住宿发票，作为计算费用的依据。 代公司订票的，应保留复印件，作为审核依据。 #

3、驾驶人出行给予15元/100公里补贴，驾驶过程中发生的违章罚款不予报销。

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4、两人及以上出差，经主管同意后，可按照上级陪同人员的标准执行。

5、前往集团办公人员出差期间享受餐费补贴。 抵达后食宿由办公室承担。 您无权一次性获得食物和住宿。 如果您出差远途办理业务，无法返回办公室用餐，可以享受餐费补贴，但必须有办公室负责人签字确认证明。 。 #

6、外出参加会议，会议费用包含食宿的，将不再享受食宿费，仅享受城市交通费。 会议费用若不含食宿费，按上述标准予以补贴。 #

7、外出学习、进厂打工的，伙食补贴为每天16元。 在此期间，不享受市内交通费和住宿费。 他们可以享受途中的交通和伙食补贴。

8、非可变准备金制度下准备金返还的会计处理

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非固定准备金是指内部部门或人员不经常使用准备金的情况。 单位根据每项业务所需备付金数额填写借款凭证，提前向出纳借入现金，凭发票等原始凭证使用。 一次性到财务部门报销，超额部分退补，一次性结清，下次使用时再办理借用手续。

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报销时，财务部门开具转账凭证。 借方科目与报销定额备用金时相同，贷方科目为“其他应收款”科目。 实际支出少于预借金额的，应开具现金收据凭证，追回超借现金； 实际支出大于预付金额的，应准备现金支付凭证，补充经办人员预付的金额。 #

例子：

大新公司行政部门实行非固定准备金制度。 行政部门预借资金1600元，用于采购办公用品。 借款时，财务部门根据借款凭证编制现金支付凭证。 会计分录为：

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借：其他应收款 - 准备金（行政??部分） 1,600 #

贷方：库存现金 1,600

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行政科采购办公用品1520元，持发票和收据到财务部报销，退还多余现金80元。财务部制作了转账凭证，会计分录如下：

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借：管理费用1520 #

库存现金 80 #

贷款：其他应收款 - 准备金（行政??部分） 1,600 #

柜员收回了超借未使用的现金80元。 #

如行政部门实际采购办公用品1780元，自行垫付180元，报销时除按要求编制转帐凭证外，会计分录为： #

借：管理费用1780

贷款：其他应收款 - 准备金（行政??部分） 1,600

库存现金 180

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出纳员向行政科支付了180元现金，并将预付的180元现金返还给行政科经办人员。 #

准备金偿还的处理因企业的准备金管理制度而异。 准备金管理制度可分为固定准备金制度和非改良准备金制度两种。 #

所谓周转金，是指单位根据内部部门或经常使用周转金的工作人员零星支出、零星采购等实际需要，确定一笔现金数额，并确保始终维持核定数额。 实行固定准备金制度。 使用定额准备金的部门或工作人员应当按照核定的额度填写借款凭证，一次性提取全部定额现金差旅费的会计分录，使用后凭发票等有关凭证报销。 收银员将报销金额补充到原来的额度上。 这确保了部门或员工始终保持批准的现金配额。 只有当周转金取消或负责人变更时，周转金才会全部退还。

实行固定储备金的单位，其内部部门或有关工作人员使用储备金采购物资或用于零星开支后，应将采购的物资交仓管员检验入库，并凭储备金入库。检验收据连同发票。 由财务部门报销。 其他费用报销应当凭发票或者其他原始凭证向财务部门报销。 有关部门或者工作人员报销时，会计人员应当制作现金支付凭证。 收银员凭付款凭证将报销金额以现金形式报销给报销的部门或工作人员。 报销后，有关部门或人员持有的现金达到核定限额。

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例子： #

大新公司维修部采用周转金制度，金额为1200元。 5月14日，我用现金800元购买了备件，备用金只有400元。 第二天去财务部报销，会计准备了付款凭证，出纳又补充了800元现金。 这样，维修部的备用金就达到了1200元。 元。 会计分录为：

借：管理费800 #

贷方：库存现金 800

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若5月14日维修部实际支付备件采购费用1400元，经办人员垫付现金200元，则5月15日报销时，应付给出纳的现金为1400元，维修部备用金将支付给经办人员预付200元，后返还1200元。

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