施工管理：从项目交接看项目文档管理

项目文档对于项目管理的作用已经不用再讲了，但文档的管理却又通常是项目管理中最容易忽略的内容。实际对于任何一个项目而言，文档一定要有的，但不一定要多，只要可以说明问题就行了。
最近正在接手一个项目，就以此项目为例，说一下我的体会。这个项目已经开发完成，并且已经上线运行，具备了一定的客户群体。接手这个项目时，此项目只有成果，没有过程。仅有一份完整的用户手册。
针对此情况，提出要求，需补充以下文档：
一、《成果说明文档》：需说明当前所有可提交成果、成果内容描述及成果评估。
成果描述至少需要描述以下内容：
1）成果存在形式及现状：针对软件项目而言，基本上成果都是以可运行代码形式存在，但在此一定要明确说明代码的现状，是否经过测试，如果经过测试，需提交相关的测试报告，如果没有经过测试，那是否已经完成，完成后，如果未完成则进行到什么程度，尤其是如果没有注释的代码，应明确交代代码实现的功能描述及接口描述。
2）成果研发过程说明：主要说明成果的追溯过程，此代码从何而来，是否具备相应的计划内容，如果没有，这成果的上一个环节是什么，以代码为例，代码上一个环节是否有设计，设计上一个环节是否有需求分析等等。这部分代码是根据什么来进行的研发。如果某个成果没有追溯到最初环节，就需要注意了，这部分内容就是风险了。 #
3）成果可用性说明：并不是最终提交的成果就一定是有效、可用的。也许会隐藏很多的问题，这需要任务的相关承担人进行可用性描述，我们作编码的都知道，在特定的情况下，可能会采用一种临时方案去实现一个功能，等最终集成时再去修正，但很多情况下这种临时方案都成为了最终方案。所以，一定要对成果进行有效性说明，如果没有的，就一定要进行严格的测试验收。
4）成果责任人说明：一定要有，不是追究责任，而是便于沟通。
文档制作说明：此文档建议采用表格进行说明，如果可以建议采用Excel，这样便于使用跟踪管理，如下：

二、《计划管理说明文档》：如果有完整的Porject计划是最好的，但此文档一定要注意的是其准确性，在用Project进行计划管理时，往往是项目进展时间越长，变更越多，计划维护就越困难，此时就有可能计划已经无法反应实际的项目进展情况了。
计划管理文档一定要仔细研究，整个项目计划是否安排妥当，哪些任务制定了但没有完成，哪些任务取消了，这些取消的任务是否是属于预定的功能要求，哪些环节就没有进行，哪些环节多次重复，有哪些人员工作过程中发生了任务的中断变化，都可以从计划管理说明文档看出，这样更有利于评估项目的实际情况，风险情况，并可以根据前阶段未完善的内容进行后续完善。同时，很关键的一点是，这些任务中是否存在非正常情况，譬如：你认为很难的技术研发工作在短时间内却已经完成，这都需要注意，并了解实际情况。最终通过计划管理说明确文档定是否预定的目标已经全部完成。而已经完成的内容应该和以上提交的成果说明是一致的，此部分如果不存在文档，就需要根据相应的成果内容及人员对整个过程进行文档补充。此文档完成后，也可成为后续管理的一个基础，进行优化处理。 #
如果没有计划管理文档的话，补充的时候，则建议采用Project来完成，前一个成果提交文档，并且最好可以采用WBS来组织任务的安排，将已经提交的对应到相的任务中。通过前一文档状态的说明，将未完成的内容做标记，并且看是否存在同样的任务不同的成果表现形式的情况，这时应该是属于重复性任务，也做标记说明。

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