公司财务报销制度解析：规范行为，控制支出，保障合规

第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，合理控制费用支出，制定本制度。 #

第二条 发票报销应于当月当月办理，不得集中累计报销。原则上，发票日期与报销日期间隔超过30天的发票不得报销。特殊情况需经总经理特批。跨年度发票一律不得报销，年终必须结清报销。逾期不报销的，由公司承担责任。

第三条 费用支付一般以支票、转账或汇款方式转入员工账户，除差旅费外，超过1000元人民币的费用，除特殊情况外，必须通过支票或网上银行支付。

第四条 报销发票正面所有项目，包括公司名称、时间、开具人、收款人、金额大小写等必须填写清楚，发票公司一栏必须填写“四川亿森热能科技有限公司”全称，不能缩写，汽车加油发票、洗车票可以填写具体车牌号码。

发票必须加盖开具单位发票专用章或财务部门专用章，如有缺漏，不予报销。

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单据上的金额不得涂改、补写，大小写金额必须一致，否则无效。原单据如有错误，须由发证单位补发或更正，更正处须加盖发证单位公章。

报销单上必须注明附件数量，金额必须与所附发票金额相符费用报销单怎么写，大小写金额也必须一致，若有不一致，则以金额较小的为准报销。

严禁用修正液涂改报销单据及批准文件。 #

第五条 严禁多项费用拆分报销，属于同一项目、同一时间或者同一性质的费用应当一次性审批报销。 #

第六条 公司严禁无收据报销（复印件不能作为报销凭证）。对于无法取得正式发票的费用，在取得相应单位盖章或收款人签字的收据并经部门经理批准后，不超过50元（含50元）的费用可以报销。超过50元的费用，负责人应附上书面说明，总经理、财务部签字后，方可按制度开具同等金额的其他正式发票报销。 #

第七条：严禁报销虚假发票等证件。税务局已停用的旧发票视为无效，不得报销。报销时弄虚作假、虚报的，一经发现，除退还报销金额外，处以报销金额两倍罚款。情节严重的，公司予以开除。

第八条 借款或还款金额超过5000元的，应提前一天通知财务部，以便财务部准备好资金。 #

第九条 本制度适用于公司全体员工。

第二部分 贷款管理制度及贷款流程

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第十条 贷款管理规定

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（一）对于出差贷款，出差人员应当持经批准的《出差申请表》按照批准的金额提出贷款申请，并在出差回来后5个工作日内办理报销及还款手续。 #

（二）对于营业费用、流动资金等其他临时借款，借款人应及时报账，除流动资金外的其他借款原则上不得跨月借入。

（三）贷款金额原则上不超过借款人一个月工资，贷款金额500元（含）以下的，由各部门经理审批；贷款金额500元以上的，由总经理审批。 #

（四）贷款核销准备：

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1、核销贷款时应以贷款单为依据，按实际支出报销，如使用金额超出申请单范围，须经部门经理批准，否则财务人员有权拒绝核销；

（五）原则上未归还贷款的人员不得再借贷，逾期不还款的，将转为个人贷款，并从工资中扣除。所有贷款必须在任务完成后一周内结清。逾期未还的，财务部将责令退还或从借款人工资中扣除。 #

第十一条 贷款流程 #

（一）借款人应按规定填写《借款表》，注明借款原因、借款金额（大小写字母必须完全一致，不得涂改）、现金。

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（二）审批流程：按贷款审批权限，相关负责人审核签字后报财务部审核。 #

（三）财务付款：借款人持批准的借款单到财务部办理付款手续。 #

第三部分 日常费用报销制度及流程

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第十二条：日常费用报销金额在500元以下（含500元）的，由部门经理批准，500元以上的报销金额由总经理批准。

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第十四条 差旅费报销制度及流程。

（1）路费是指职工离开本市参加工作时发生的交通费、住宿费和餐费。 #

（二）费用标准：一般员工住宿费120/天、伙食费30/天、交通费30/天；部门主管住宿费160/天、伙食费40/天、交通费40/天；总经理费按实际支出报销。 #

（三）收费标准补充说明： #

1、申请报销住宿费用时，须提供住宿发票，实际发生金额未达到住宿标准金额的，不予补偿，超出住宿标准金额由员工自行承担。

表中住宿费用为单人住宿费，当双数同性别旅客同住一间客房时，住宿标准为表中标准的1.5倍。 #

2、如果您出差在外，希望在晚上20:00至次日7:00之间连续旅行6个小时，或者白天连续旅行12个小时，可以购买同等等级的卧铺票。

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3、实际出差天数以交通工具出发、返回时间为准，12：00后出发（或12：00前到达）按半天计算，12：00前出发（或12：00后到达）按一天计算。

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4、餐费标准实行包干制，该标准为费用标准，按实际出差天数结算，原则上在限额内实际报销，特殊情况无相关单据的，可按标准领取补贴。 #

5、其他交通费用不含出租车，如特殊情况必须乘坐出租车，须经部门经理批准后方可报销。出差使用自备车的，每公里给予0.70元燃油补贴，路桥费按实际支出报销。

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6、员工出差期间，除总经理外，市内交通费可按实际费用报销，其余费用一律凭收据在一定限额内报销，该限额为每日费用标准。

凡经批准乘坐航班的人员，均可凭发票报销往返机场的专线大巴（不含出租车）费用。

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7、出差期间，发生传真、复印、邮寄等与公务有关的费用，凭收据可以报销。一切与公务无关的费用，须由个人承担。

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8、因个人原因产生的退票费用由个人承担，因公退票费用需说明详细原因，经部门经理签字同意后，根据实际情况报销。如账单涂改、遗失，不予报销，费用由个人承担。 #

9、出差招待客户的招待费用须经总经理批准后方可报销第一考试网，同时扣除当天出差人员的餐费。 #

10、出差期间，接待单位提供的食宿、交通等相关费用不予报销。

11、实际报销差旅费时，凡属于上述标准以内的金额，均应按规定程序报销，超过规定标准的金额，须经总经理批准后方可支付。

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（四）报销流程

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（1）出差申请：拟出差人员应先填写《出差申请表》，详细说明出差地点、目的、行程、交通工具、预计旅行费用等，出差申请表须经部门经理审批。 #

（2）如您因出行费用需要借款，请按照本制度第二部分操作。 #

（3）购买机票：商务出差人员持经批准的商务出差申请表到行政部办理机票预订。

（4）回国报销：出差人员应于回公司后五个工作日内提出报销申请，按差旅费标准填写《差旅费报销单》报送上级主管部门审核签字，财务部审核签字后予以报销。 #

第十五条 电话费报销制度及程序

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1. 收费标准 #

1、移动通讯费用：为兼顾效率与公平原则，员工移动电话费用报销采用岗位挂钩制，即根据不同岗位、员工工作性质、岗位设置不同的补贴标准，具体标准请参照行政部相关管理制度规定。 #

2、固定电话费：公司为员工提供工作所需的固定电话，电话费由公司承担。不鼓励员工在工作时间打私人电话。所有通话费用由员工自行承担。 #

2. 报销流程

（1）通讯费补贴由公司人力资源部每月随工资发放。

（2）固定电话费由行政部指定人员按日常费用审批权限报销，填写《付款申请表》。电话费如有异常变动，应向电信局查找原因，特殊情况应上报总经理，指导处理。

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第十六条 车辆及城市交通费用报销制度及程序

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1. 城市交通费 #

员工在市内出差，一般乘坐公交车，如时间紧迫或不便携带贵重物品、大件物品，经部门经理批准可乘坐出租车；财务人员到银行存取大额现金，一般应安排公司车辆接送，如实在无法安排公司车辆，可乘坐出租车。

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（二）城市交通费用报销流程 #

1、员工出差应保留相应票证，用于报销，由管理部门或员工本人按规定填写《报销单》。

2.按日常费用审批权限进行审批。

3、员工持批准的《报销单》到财务部办理报销手续。

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（三）车辆费用

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1、车辆费用包括公司各类车辆在使用过程中所产生的各项费用，如保养费、日常修理费、大修费、年检费、路桥过路费、停车费等。

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2、公司除货运车辆外所有车辆均归行政部管理，货运车辆由物流中心管理并执行相应管理制度，不在本制度覆盖范围内。 #

3、公司实行车辆调度制，公务车由行政部调度。司机凭调度单调度车辆，每趟一车，调度单一式两份，一份留存，一份司机本人。司机报销过桥费时，应将该趟相关账单作为报销附件附于调度单上（即报销车辆调度单时，必须将调度单和相应的车辆调度单附于报销单上）。

驾驶员不能报销与车辆使用费无关的费用，因个人原因违反交通规则的罚款也不予报销。

未经管理部门许可使用车辆或非专业驾驶员擅自驾驶车辆，所产生的任何费用不予报销，并由相关人员承担。

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4、车辆维修必须报经行政部批准，维修费用由行政部人员到修理厂结算后报财务部，司机不得自行到修理厂结算。

5、管理部门要为司机购买加油卡，并开具增值税专用发票（抵税用）。管理部门要严格加油卡管理，车管所工作人员要每月初核算油耗，长途车辆加油必须开具正规发票。 #

6、维修费、年检费、车船税等费用由管理部根据相关部门要求办理，财务部实时报销。 #

7、公司车辆无法调度时，经行政部门批准，可使用私家车用于公务，私家车使用期间，用于公务的燃油费、停车费、过路费、维修费等费用可报销。 #

8、驾驶员报销单据原则上应开具加盖税务监制章的正规发票，如按汇总金额开具发票需附明细清单，发票上必须加盖开具单位专用章或企业专用章。 #

9. 其他运费 #

（1）报销发票必须是加盖税务监制章的正规运输发票（扣税时需加盖），发票上必须注明货物运输里程、单价、重量，发票背面必须附有相应的商品运输单据，财务付款时必须认真核对货物重量、运输里程、单价。

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（2）不能取得可抵扣进项税额发票的，应当代扣代缴可抵扣税额。

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4. 车辆费用报销流程

1、各类车辆费用报销均须报行政部批准，然后按日常费用审批权限进行审批。

3、行政部门或员工持批准的《付款申请表》或《报销单》到财务部办理报销手续。

第十七条 办公费用及低值易耗品报销制度及流程

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（一）为合理控制费用开支，公司办公用品采购、公司自备文件印刷等费用由行政部门统一办理。 #

（二）员工日常办公用品按定额使用，以合理、必要为原则，标准为每人每月10元（可按季度统筹使用）。新员工一次性配置办公用品、电子设备耗材、专业部门使用的专业用品不受此定额限制。

（三）采购大额办公用品和低值易耗品，必须填写《物品采购申请表》，按日常费用审批权限批准后方可采购。

（四）周转物品应建立台账备查，行政管理部门应指定专人负责实物登记，并定期进行清查。 #

（五）水费必须凭税务部门核准的税务发票或财政部门监制的事业单位统一收费收据缴纳，电费必须凭增值税专用发票（抵扣税款用），缴费凭证不得代替正规发票办理缴费手续。

（六）办公费及耗材报销流程 #

1、申领办公用品的员工须于每月25日前按部门向行政部报送《办公用品领用表》，行政部根据需求及库存情况每季度编制《物品采购申请表》，按日常费用审批权限审批后，由行政部统一采购。 #

2、办公用品采购后须由仓库管理员签收，其他耗材须由收货部门签收。

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3、行政部填写《付款申请表》或《报销单》及仓管员签字的入库单，报财务部审核后方可报销。 #

第十八条 招待费、员工活动费、佣金等业务费用报销制度及流程

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1. 招待费

1、招待费应当遵循必要、合理、合法、有效、经济的原则，追求公司利益的最大化。 #

2、招待费用实行事前审批制度，确需招待的，主办方应填写《招待费用审批表》，列明需招待的部门人员、人数、级别、公司随行人员，以及拟支出的限额，经批准后方可进行招待。 #

因特殊情况无法履行事前书面审批手续的，需事先通过电话方式取得审批人同意，事后履行书面审批手续。 #

3、招待费500元以下的，须报部门经理批准，500元以上的，须报总经理批准。

4、公司任何员工不得将自己平时消费的烟、酒、茶等物品列入招待费报销范围，如有违反，一经查实，公司有权要求当事人双倍退还报销金额给公司，情节严重的，公司将予以辞退。

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（二）职工活动费用

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部门组织员工活动，申请部门须提前提出申请报告，按日常费用审批权限审批，并经公司人力资源部批准。

（三）佣金及其他业务费用的管理 #

1.范围：现金返还、返利、购物佣金、销售佣金及其他业务费用。

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2、各部门在运行过程中遇到上述业务事项时，均须事先填写《业务费用申请表》，按日常费用审批权限批准后方可办理。

3.已批准的回扣及业务佣金的支付必须由两名公司人员同时办理。

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（四）报销流程 #

1、负责人填写《报销单》并附经批准的《招待费用审批表》、《业务费用申请表》、《外地费用申请表》或《工作联系表》报财务部审核后方可报销。

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2、支付佣金及其他业务费用时，财务部门代扣代缴相应的个人税费，由受益人自行代收费用或由财务部门将资金存入受益人个人卡账户。

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第十九条 培训费、材料费及其他费用的报销制度及流程 #

1. 收费标准

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1、培训费：为方便公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部统一管理，各部门的培训需求应及时报人力资源部，人力资源部根据实际需要制定培训计划，报总经理审批。

2、数据费用：在保证满足需求的前提下，尽量节省成本，注重资源共享。各部门购买数据前必须填写《数据申请表》，报销前必须向行政部数据管理人员登记（数据管理人员在数据发票背面签字）。

3、其他费用：按实际需要申请支付。

（二）报销流程： #

1、培训费、材料费等费用，根据日常费用审批，按照人力资源部人员的审批权限报销。 #

2、报销前需办理单据登记手续，持批准的报销单及申请表按审批程序到财务部办理报销手续。 #

3、其他费用按日常费用审批权限报批。 #

第四部分 一般付款合同付款制度及流程 #

第二十条 一般付款合同报销制度及流程 #

1.付款合同审批权限 #

1、付款合同一般情况下，付款金额在5000元（含）以下的费用报销单怎么写，需经部门经理批准，付款金额在5000元以上的，需经总经理批准。

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2、以上一般付款合同均为固定格式的日常合同，特殊事项或首次事项付款合同或非标准格式的合同须报总经理审批，审批权限同上。

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（二）付款流程

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1.经办人员填写《付款申请表》，连同相关附件，按审批权限报请审批，并报财务部审核。 #

2、支付采购款项必须开具仓库采购收据，收据上的数量、金额必须与发票一致，如有不一致必须有相应的书面说明和相关领导的批准。

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3.财务部需要合同原件。 #

第五部分 工资、福利和相关费用支出制度和流程 #

第二十一条 工资福利等费用包括工资、临时工资、社会保险、各项福利等，该等费用按照公司薪酬管理制度的有关规定执行。 #

第二十二条 工资福利支付流程 #

1.工资支付流程：

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1、每月5日，人力资源部将公司总经理批准的当月工资送财务部审核并提取现金准备支付。

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2. 员工到财务部领取工资单，并核实所收到的工资。 #

（二）临时工资支付流程与工资支付流程相同。 #

3.社会保险缴纳流程： #

1、人力资源部将公司总经理批准的薪酬标准报送财务部进行相关财务处理。 #

2、财务部协助人力资源部办理银行收款手续，财务部将收到的银行收款单据提交人力资源部签字确认，如有出入，应查找原因，并根据实际情况进行调整。 #

（四）其他福利费用须事先报公司人力资源部，经董事长批准，经经办部门按照批准的支付标准填写报销单，报财务部财务审核后方可报销。 #

第六部分：资产购买财务补偿制度及流程

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第二十三条 资产收购财务补偿制度 #

（一）资产购置主要包括软件、固定资产购置等。 #

（二）软件、固定资产及其他资产的购置应当按照公司《资产管理制度》执行。

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（三）报销流程

1、填写购买申请：按照公司《资产管理制度》的有关规定填写《资产购买申请表》，报送审批。 #

2.报销标准：相关合同协议及经批准的采购申请。 #

3、结算与报销：（1）资产验收（软件安装调试完毕）无误后，负责人凭发票等资料按规定填写《付款申请表》（负责人在发票背面签字）；（2）负责人将《付款申请表》及所附发票和经审核的《资产采购申请表》等有关资料报送财务部审核；（3）财务部凭审核的报销单转账付款；（4）采购资产时一般应取得增值税专用发票（用于抵税）。

第二十四条 其他专项费用报销制度及流程 #

（1）其他专项费用包含所有其他特殊项目费用（包括咨询费、广告费及促销活动费、促销费用、公司年会费用、店面装修费及其他专项费用）。 #

（二）该类费用一般数额较大，主管部门经理应根据实际需要提出请示报告（包括项目可行性分析、费用预算及相关收入预测表等），报总经理审批。 #

（3）改造费用须经公司工程部审核。

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（四）财务报销流程

1.经批准的报告文件报送财务部，进行财务编制。

2、签订合同：直接负责部门与合作方签订正式合作合同（合同签订前须经公司法律顾问审核，合同中应明确付款方式）。 #

3、付款流程： （1）负责人填写《付款申请表》并附发票、批准的专项请求报告等相关资料，送财务部审核后方可进行支票转帐； （2）财务部需提供合同原件。

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第七部分 退还时间的具体规定 #

第二十五条 为协调公司内外部业务安排，方便员工费用报销，财务部对报销时间安排如下： #

1、员工费用报销：公司财务部每周三为财务报销日，若当月最后报销日在当月28日以后，为方便财务部集中进行月末结算，报销日当天将暂停财务报销。 #

2.进步和其他业务不受上述时间限制的约束，可以随时处理。 #

第七部分补充条款

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第26条解释该系统的权利属于公司的财务部门。 #

第27条该系统应在由总经理签署后生效。

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