第一考试网推荐：权威商务英语系列讲座6

第一考试网推荐：权威商务英语系列讲座6 #

从今天开始，第一考试网将为考生全新推出“权威商务英语系列讲座集”，共10集，讲座讲解详细，适合考生复习使用，希望对考生有所帮助。

11、Business Correspondence(1) 　商务信函(1)

您是否遇到过这样尴尬的情况：当你急需拟订一封得体的英语商务书信时，却觉得头脑中千头万绪，不知该从何说起……也许正是这封小小的英文书信成为您事业的绊脚石，使您失去了在公司大展宏图的机会。

#

但是，为什么不把英语商务书信变成助您平步青云的阶梯呢?变成您广交朋友的机会呢?事实上，商务信函都有一定的格式可循，并非"难于上青天"。从本课开始，入门篇将开始向您详细讲解如何书写英语商务书信，助您在最短的时间内掌握写出一手漂亮英文书信的秘诀。 #

本课的单词和重点句型。

#

recipient 　　收信人 #

salutation 　　称呼

enclosure 　　附件

#

signature 　　　签名 #

Company Limited 　　　责任有限公司

Corporation 　　　　　责任有限公司(美) #

Incorporated 　　　　　责任有限公司(美) #

Yours faithfully 　　　　您忠诚的 #

Yours Sincerely 　　　　您忠诚的

Best Wishes 　　　　　谨致问候

#

书写商务信函，首先要对商务书信的编排格式做到心中有数，下面我们就来看看书信的编排格式列表： #

Heading 信头 #

Date 日期 #

Recipient's name and address 收信人名址

#

Salutation 称呼

#

Subject 主题 #

Body 正文

#

---------------------- #

--------------------

#

Complimentary close 结束敬语

Signature 签名 #

Enclosure Notation 附件说明 #

从列表中，我们可以清楚地看出商务信件同一般英文信件一样，首先要标明信头(Heading)和信内地址(Inside Address)。 信头的主要内容是发信人的姓名、公司名称、地址、发信日期等。但是在商务书信中，许多公司已经印好了自己带信头的信纸，所以我们不必再为重复书写公司名称、地址烦心了。

不过我们还是要在印好的信头下面加上发信日期的。日期的书写可分为美式和英式两种： #

美式的写法是按照的月-日-年的顺序，比如： 2000年5月9日：May 9, 2000，May 9th, 2000, 或者5/9/2000。 #

当然，你也可以根据情况，使用英式的写法。 注意，英式的顺序是日-月-年： 9 May, 2000， 9th May, 2000

#

有了发信人的地址，自然还要注明收信人的地址，这就是信内地址(Inside Address)。比如：

Mr. R James #

T F Consultancy #

29 Lower Village Rd. #

London SE17 2ST #

翻译成中文就是：伦敦洛尔庄路29号，TF咨询公司，R. 詹姆斯先生。邮政编码：SE17 2ST 你是否留意到，原文地址和所翻译的中文的地址顺序恰恰相反。这是因为英文地址是按照从小到大的顺序来书写的，即： 人名--公司的具体地址--城市名+ 邮政编码--国家。

#

另外在地址中，为了显得更简洁，还常用到下面的几个缩写词： Rd.= Road(路); St.=Street(街); Sq.=Square(广场); P.O.B= Post Office Box(邮政信箱); # 24= 24号(美式用法); No.24= 24号(英式用法) #

所以如果说"公园广场 44号"，就可以表达为：44 Park Sq.，而"中山路"，则是：Zhongshan St. 公司的名称也是商务信件必不可少的一项。 一般来说，国外绝大多数公司、企业都是责任有限公司(Company Limited)，缩写为Co. Ltd.。 在美国，责任有限公司叫Corporation 或者 Incorporated，缩写为Corp. or Inc.。 #

例如微软的全称是Microsoft Corporation, 而"摩托罗拉"则是Motorola, Inc. 完成了地址一项，你就要写信件开头的问候语(Salutation)和结尾的敬语(Complimentary close)等等。虽说这些都是客套话，但是在商务信件中却是必不可少的。 #

如果你不知道对方的姓名，可以用最客气的方式来问候他/她： #

Dear Sir or Madam:(尊敬的先生或女士) 来称呼对方。 #

这时要用Yours faithfully (您忠诚的)来作为信尾签名之前的用语。

如果你知道对方的名字，则可以标明对方姓名，来显得更亲切些： #

Dr Green 格林博士(大夫) #

Mr. Green 格林先生

Mrs. Green 格林夫人 #

Ms Green 格林女士

#

Miss Green 格林小姐 #

结尾用Yours Sincerely(您忠诚的)就可以了。 #

如果收信人是你的朋友或关系亲密的同事，就直接用名字，不用姓： Dear James 亲爱的詹姆斯

#

因为是你的朋友，结尾时当然要给出最真诚的祝福，所以你可以用：Best Wishes/ regards #

最后，在结束敬语后，需要加上你的签名，并在下面打印你的全名和职称。比如：

#

Yours sincerely #

Signature #

John Lee General Manager

#

学完了这一课，你应该能掌握书信的格式了，在下一课中，我们会讲到商务信函的内容编排和常用句型。希望你能随着课程能一步步地提高自己的写作技巧。 #

12、Business Correspondence(2) 商务信函(2)

#

通过前面的学习，相信你已经掌握了商务信函的格式，接下来我们要学习商务信函的内容和语言。在开始前，先送给你5条书写商务信函的"Golden Rules"(秘诀)。 #

写信时，一定要考虑到收信人的感受，所以你的信件必须做到:

#

1. CLEAR 　　　 　清楚易懂 #

2. COMPLETE 　 　内容完整

3. CONCISE 　　 　简洁、扼要 #

4. COURTEOUS 　 用词礼貌 #

5. CORRECT　　 语言正确

#

本课的重点词汇和句型。

#

quotation 　　　n. 报价 #

above-mentioned 　adj. 上述的，信中已提到的 #

attach 　　　　vt.附上、加上(条件等) #

enclose 　　　vt.把……(随函)附寄 #

inconvenience 　n. 不便

#

forgive 　　　　vt. 原谅

With reference to______ 　　关于

I would be grateful if you could… 如果您能……，我将不胜感激。

#

商务信函的格式非常规律化，而其内容和语言上也是有律可循的。下面就让我们根据一个实例来学习如何书写商务信函。 下列是一封财务公司的询价信：

#

HERITAGE FINANCE LIMITED #

--------------------------------------------------------------------------------

#

22 The Close Hanworth Middlesex TW13 5TB

#

Tel:081 899 3642 Fax:081 3644 #

29 January 199- #

Mr. R James #

T F Consultancy

29 Lower Village Rd.

London SE17 2ST #

Reference: Financial Consultancy Contract

#

Dear Mr. James , #

We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract. Details of the contract are attached. #

Since the work is due to start in December, we would appreciate a reply at your earliest convenience. #

Yours sincerely Signature J Fish

#

Corporate Finance Manager #

仔细阅读这封询价信之后，你会发现写信人-公司财务经理(Corporate Finance Manager) J Fish 在收信人称呼之前，写下了信件的主题：

#

关于财政合同(Reference: Financial Consultancy Contract)。 #

因为商务信函强调"效率第一"，所以在正文(body)前面加上信件的主题，会使收信人对信件的主要内容一目了然，达到事半功倍的效果。 #

商务信函的主题有好几种表达方式，

#

你可以把主题放在收信人称呼之前，比如： #

Subject: ____; Re:___ 或者Reference:____

#

也可以在放在收信人称呼之后，正文的开头，如： With reference to______ (关于) 例如，我们可以用下面这句话来引出正文： #

With reference to our previous letters and cables, we wish to call your attention to the fact … 　　(关于我们以前的信件，我们希望你们注意到这样一个事实……) #

现在你对主题的写法一定胸有成竹了吧，接着让我们继续看Fish 先生是怎样开始信件的正文的。 从文中可以看出，Fish 先生写信的目的是要求对方提供报价单，因为他写道：

#

We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract. #

(如果您能寄来上述合同有关报价，我们将非常感激。)

值得一提的是，Fish 先生提出要求语气非常委婉，他用了句型：

I would be grateful if you could… (如果您能……，我将不胜感激。) #

这样礼貌地提出要求，会使对方感觉很舒服，从而更愿意和你做生意。

Fish 先生在这句话中用到了above-mentioned一词，来表达"上述的，信中已提到的"。知道了它的用法，我们就来试着用它造个句子吧。

#

"上述产品在本市各大百货商场中都能买到。"

正确的英文翻译是： #

The above-mentioned product is available in the major department stores throughout this city. #

在提出要求后，Fish 先生又加上了一句具体的说明： #

Details of the contract are attached. (合同详细内容已随函附上。) #

其中attach是"附上、加上(条件等)"的意思。 这里还可以用enclose 一词来替代attach，表示附件的意思。例如：

#

Please find enclosed samples.(请查收附上的样品。)

#

现在我们再来学习几种不同的商务信函开头方式。 现代商务信函越来越讲究效率，所以开门见山，直接陈述自己写信的原因不失为一个好方法，比如： #

I am writing to inform you that/apply for / request…etc. #

(我写信是要告诉/申请/请求……等等。)

而当你回复别人信件时，首先要对对方的来函表示感谢： #

Thank you for your letter of 1 July.

感谢贵方7月1日的来信。 #

当然,你还可以点明具体的事由：

#

Thank you for your application for credit at Barrow's.

(感谢您申请Barrow's的商业信用帐户。) #

如果你想写的是一封道歉信，用道歉来开头会让对方体会到你的诚意。比如对于客户的投诉，你可以说： #

We are sorry for any inconvenience we caused you.

(我们对给您带来的任何不便深表歉意。)

道歉的方式很多，你也可以选择比较委婉的方式，比如为延误回复来信道歉：

#

I hope you will forgive the long delay in answering your letter of June 9. #

(希望您能原谅我延误回复您6月9日的来信。) #

在这一课中，我们讲到了在不同的情况下，商务信函开头方式和一些重要的单词和词组。下一课中，我们将继续就Fish 先生的信件讲解商务书信的写作方法，和常用句型。See you later!

#